Подготовка к переходу на КЭДО
Перед запуском процесса цифровизации необходимо оценить готовность компании к переходу, и при необходимости перестроить некоторые кадровые процессы. Как это сделать:
— опросить сотрудников о желании и возможности подключиться к КЭДО, проанализировать целевую аудиторию, ее потребности и возможности;
— проанализировать текущие кадровые процессы, проследить пути движения документов и этапы их согласования.
Процедура перехода на кадровый ЭДО
В зависимости от размеров компании, численности сотрудников, ее финансовых, технических и технологических особенностей и возможностей переход на КЭДО занимает разное время. Но при любой ситуации ведение кадрового ЭДО предусматривает ряд шагов, о которых мы расскажем далее.
Этап 1 — Назначить ответственного или создать рабочую группу для внедрения КЭДО
К процессу ввода кадрового ЭДО привлекаются не только кадровые специалисты, но и сотрудники по информационной безопасности и юристы для анализа возможных проблем с разных сторон и принятия мер по их устранению.
Этап 2 — Выбрать провайдера кадрового ЭДО
Работодатели имеют право сами выбирать, в каком сервисе будут вести кадровый ЭДО. При выборе программного обеспечения нужно учитывать такие его возможности:
— работа через ПК и мобильные устройства;
— интеграция с учетной системой;
— работа из учетной системы по принципу «одного окна» без переключения в систему кадрового ЭДО;
— добавление шаблонов документов;
— просмотр истории согласования документов;
— настройка маршрута согласования документов;
— автоматическое формирование документов в учетной системе из документов кадрового ЭДО;
— выбор подходящего типа электронной подписи для работников в зависимости от подписываемых документов;
— выпуск квалификационных сертификатов, в т.ч. для мобильной электронной подписи, и МЧД для представителей работодателя, подписывающих по доверенности.
Документы, создаваемые в кадровом ЭДО, должны соответствовать требованиям к кадровой документации, установленным Приказом Минтруда от 20.09.2022 г. № 578н. По этой причине организации, которые сами создают кадровый ЭДО, должны следить за выходом новых версий XML-схем и самостоятельно дорабатывать свое программное обеспечение в отведенные на это сроки.
Этап 3 — Разработать регламент работы с кадровом ЭДО
Для кадровой цифровизации нужен еще один документ — регламент работы с кадровым ЭДО. Положения этого документа закрепляют во внутреннем нормативном акте о кадровом ЭДО (ст. 22.2 ТК). В нем указываются:
— платформа для кадрового ЭДО;
— категории сотрудников, подключаемые к кадровому ЭДО;
— тип электронной подписи сотрудников;
— список документов, создаваемых в электронном формате;
— список документов, которые будут формироваться в бумажном виде.
Этап 4 — Утвердить внутреннюю документацию и ознакомить работников с ней
После разработки регламента о КЭДО его утверждают через приказ, в котором указывают сроки уведомления сотрудников и дату начала применения кадрового ЭДО. Работодатель знакомит всех работников с локальной документацией и в письменном виде уведомляет их о дате перехода. Нельзя вводить КЭДО раньше, чем уведомили сотрудников.
Этап 5 — Собрать согласия с переходом на КЭДО
Это согласие требуется, чтобы взаимодействовать с действующими сотрудниками и принимаемыми в компанию физическими лицами, имеющими трудовой стаж. Форму согласия можно использовать произвольную. Данный документ — наиболее важный для работодателя, поскольку на его основании устанавливаются:
— юридическая значимость электронной подписи согласно Закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ;
— юридическая значимость доставки электронной документации с применением системы кадрового ЭДО согласно требованиям ТК;
— право работодателя передавать персональные сведения работника в систему кадрового ЭДО согласно требованиям Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.
При этом нужно обратить внимание на метод подписания согласий. Согласно Закону от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) стороны принимают без предварительно подписанного соглашения об использовании этого типа подписи. Для юридической значимости простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) стороны предварительно договариваются об использовании этих типов подписей. При обычных условиях работник может подписывать документ только собственноручно, т.е. на бумажном документе.
Сотрудники имеют право отказаться от перехода на кадровый ЭДО, и работодатель не вправе за это уволить или отказать в устройстве на работу (ч. 6 ст. 22.2 ТК). Также они вправе пересмотреть вопрос электронного взаимодействия с работодателем и позже присоединиться к кадровому ЭДО. Согласие не нужно лишь при оформлении в штат работника, ранее нигде не работавшего.
Этап 6 — Зарегистрировать работников в кадровом ЭДО
Когда от работника получено согласие о переходе на КЭДО, работодатель может передать ему приглашение на регистрацию в ЭДО. Как правило, в данный момент осуществляется выгрузка персональных сведений работника из учетной системы в кадровый ЭДО, а потому очень важно, чтобы его согласие включало также и согласие на передачу его персональных сведений провайдеру кадрового ЭДО.
Этап 7 — Выпустить электронные подписи работникам
Электронная подпись является неотъемлемой частью любого ЭДО. Задача каждого работодателя заключается в обеспечении сотрудников и должностных лиц электронными подписями. Законодательством предусмотрено применение работниками в кадровом ЭДО всех трех видов электронной подписи, которые установлены Законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ:
— простая — ПЭП;
— усиленная неквалифицированная — УНЭП;
— усиленная квалифицированная — УКЭП.
Когда у сотрудника уже имеется УКЭП на USB-токене, не требуется дополнительно оформлять подпись для кадрового ЭДО.
При реализации таких масштабных проектов, как переход на КЭДО необходима помощь опытных методологов и аналитиков для выстраивания эффективных бизнес-процессов. Такие специалисты могут находиться как в штате вашей организации, так и привлекаться на проект из профильных ИТ-компаний.
В своих проектах по внедрению кадрового электронного документооборота мы привлекаем аналитиков для проведения глубинных исследований текущего документооборота и составления рекомендаций по выбору подходящего сервиса, методологов – для составления плана комфортного поэтапного перехода и высококвалифицированных разработчиков – для налаживания бесперебойной работы нового ПО.
Если вас заинтересовал кадровый ЭДО или вы уже планируете переход, вы можете обратиться к нашим специалистам за консультацией.
